7 ständige Herausforderungen im Projektmanagement

Sie kennen es sicherlich auch. Je nach dem, wer das Projekt geführt hat oder auch unter welchen Umständen ein Projekt zustande gekommen ist, keines ist gleich und die Ergebnisse sind nicht immer von Erfolg gekrönt.

Lernen Sie die 7 wichtigsten Herausforderungen im Projektmanagement kennen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, und wie sie diese bestmöglich meistern.

1. Prozesse, in kleinen Schritten angehen, die sich aufeinander aufbauen und die zu einem (im besten Fall positiven) Ergebnis führen. Achten Sie auf die Art der Anforderung. Lesen Sie dazu gerne im Blogartikel "CYNEFIN" nach.
2. Prinzipien sind in der Regel die Folge von hart erlernten Lektionen, die uns bei unseren Projektmanagement-Bemühungen leiten.  Leider ist die Einhaltung dieser Prinzipien nicht unbedingt eine Garantie für den Projekterfolg. Bei einem größeren Projekt kann es schon mal ein Jahr dauern, in dem das Projektteam zusammenarbeitet. Bisweilen können es auch recht intensive Zeiten der Zusammenarbeit sein. Es ist deshalb empfehlenswert, dass ein Projektteam sich einige Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt erstellt. Die Regeln sollten gemeinsam erstellt werden, damit auch wirklich alle im Projektteam dahinterstehen.
3. Proforma oder Vorlagen sind im wesentlichen Checklisten, die uns leiten, und leere Formulare, die wir ausfüllen müssen, um sicherzustellen, dass wir alles tun, was wir tun müssen, und es richtig tun. Hier geht es im großen und ganzen um die Auftragsklärung, das Lastenheft und das Pflichtenheft.
4. People: Wer ist mit dabei und hat welche Rolle/n? Am besten interdisziplinär und heutzutage auch gerne remote. Jedes Projekt hat eine Struktur bezüglich seiner Projektbeteiligten. An dieser Struktur kann man gut erkennen, wer beteiligt ist und was die Rolle der Beteiligten im Projekt ist. Die unterschiedlichen Beteiligten und deren Rollen werden zu Beginn des Projektes festgelegt und sind für jeden transparent erkennbar.
5. Profit:Welche Kosten und welcher Nutzen sind vom Projekt zu erwarten? Sicherlich ist die Frage nicht sehr genau zu beantworten, wenn ein Projekt noch gar nicht gestartet ist. Aber es sollte die Projektbeteiligten nicht davon befreien, sich frühzeitig schon mal Gedanken über Einflussfaktoren und Kostentreiber zu machen. Ein erstes Brainstorming, was in dem anstehenden Projekt überhaupt Kosten verursacht, ist dabei der erste Schritt in die richtige Richtung. Ähnliches gilt für den Nutzen des anstehenden Projektes. Dabei muss auch immaterieller Nutzen wie Arbeitszufriedenheit berücksichtigt werden.
6. Purpose:WOZU? Die Durchführung eines Projektes dient in aller Regel einem Ziel. Nehmen wir als Beispiel die Einführung einer neuen Software. Das Ziel der neuen Software kann sein, dass die Bedienung einfacher wird. Das Ziel kann aber auch sein, dass die Lizenzkosten geringer werden oder aber das mehr Funktionalitäten abgebildet werden. Erst wenn das Ziel einer Aufgabe eindeutig und für alle Beteiligten mit dem gleichen Ergebnis geklärt ist, kann das Projekt „Auswahl einer neuen Software“ sinnvoll gestartet werden.
7. Plus ein Glossar - Eine gemeinsame Sprache hilft sicherzustellen, dass wir mit einer etwas größeren Chance kommunizieren können, so verstanden zu werden, wie wir es beabsichtigen. Sie werden feststellen, dass in der Welt des Projektmanagements eine Menge technischer Ausdrücke so ziemlich das Gleiche bedeuten.  Zum Beispiel bedeuten diese Begriffe in der Regel dasselbe - Meilenstein-Entscheidungspunkte, Phasen- oder Stufengrenzen, Investment Gates, Control Gates, Review Points, Phasenausgänge, Ausstiegspunkte, Exit Points, Kill Points und zweifellos noch andere, die Gelegenheiten darstellen, bei denen unser Projekt überprüft, revidiert oder sogar beendet wird.  Jede neue Projektmanagement-Methodik scheint die Sprache irgendwie neu zu erfinden. Besonders ist mir dies bei SCRUM aufgefallen. Ein Glossar dazu ist in Arbeit ;-)